Gehlen Zonwering

“Nu tijd voor andere dingen, zodat we verder kunnen groeien”

Ron Goris is al meer dan 20 jaar controller bij Gehlen Zonwering in Sittard. “De laatste jaren is het bedrijf flink gegroeid”, vertelt hij. “Daardoor kregen we steeds meer behoefte aan een systeem dat in die groei paste en ons in staat zou stellen om verder te groeien.” De samenwerking met CLEAR Solutions bleek een belangrijke eerste stap.

Digitalisering en automatisering

Tot voor kort was de mate van automatisering bij Gehlen Zonwering beperkt. Er was een boekhoudprogramma voor de financiële transacties. “Dat was het wel zo’n beetje. Maar de groei van het bedrijf ging steeds verder en we kregen meer behoefte aan informatie. Wat en hoe doen de monteurs het buiten? Het inplannen van de monteurs en installateurs in de buitendienst gebeurde via Outlook. Dat klinkt nu heel omslachtig en dat was het ook. Er was geen enkele verbinding met het boekhoudsysteem bijvoorbeeld. Reparatie- en installatiebonnen, allemaal papier en het werd hier op kantoor handmatig ingevoerd. We keken daarna naar Exact, maar dat bleek voor ons niet geschikt omdat wij met meerdere monteurs per ploeg werken. Exact had daar geen oplossing voor.” Het management verloor meer en meer de grip op een goede uitvoering van de werkzaamheden. “Je kunt wel zeggen dat we groeiden ondanks de staat van onze software, niet dankzij.” Tijd voor actie.

Grip terug

CLEAR Solutions kwam met de Planner Module. “Wij waren de eersten die met deze module startten, een beetje proefpersoon, zeg maar. Dat had als voordeel dat we haast maatwerk kregen. CLEAR Solutions heeft dat toegepast en een product in de markt gezet dat ook voor andere partijen verkrijgbaar is.” Aan de hand van de Planner trad direct een verbetering op in het werk van Gehlen Zonwering. Ron: “We konden nu meteen zien dat een afspraak naar een klant was bevestigd, dat er een monteur is geweest, hoe lang hij heeft gewerkt. Ik krijg iedere avond om zes uur een mail met alle dag verslagen. Dan heb ik direct een beeld van wat er is gebeurd. Daarmee hebben we de grip op de uitvoering teruggekregen. We hoeven het niet persoonlijk na te vragen of bonnen erbij moeten zoeken. Ideaal.”

Verandering geen probleem

Vooraf werd er rekening mee gehouden dat monteurs en installateurs in de buitendienst weerstand zouden hebben tegen de nieuwe werkwijze. Niets bleek minder waar. “Het werd allemaal heel enthousiast ontvangen. Ze hoefden niet meer naar kantoor te bellen of te komen. De dag van tevoren kunnen ze de werkbonnen inzien, inclusief bijlagen en werkinstructies. De werkbonnen komen direct na de klus digitaal bij ons en de opdrachtgevers binnen. Soms werden die vergeten of bleven ze per ongeluk in de bus liggen. En monteurs kunnen nu direct aangeven welke spullen ze nodig hebben in hun bus. Ze kunnen via het systeem verlof aanvragen of catalogussen raadplegen, met handleidingen. Het staat allemaal in de tablet. Het systeem geeft hen meer vrijheid en meer informatie. Zo bespaart het hen in de buitendienst en ons op kantoor veel tijd.”

Groeien door automatiseren

Door deze automatiseringsslag kan Gehlen Zonwering zonder problemen verder groeien. Ron merkt zelf dat hij veel meer controller is dan voorheen en kan sturen op uitzonderingen. “Het kost heel weinig tijd om te plannen en afspraken te maken. We hoeven alleen maar het projectnummer in te voeren en alle gegevens worden automatisch uit het systeem opgehaald. We hebben ook een rapportgenerator Sumatra bij CLEAR Solutions aangeschaft, waarin we iedere rapportage zoals we die willen hebben, kunnen opvragen. Als mensen ergens in de organisatie een achterstand hebben, kan ik dat precies zien vanuit mijn cockpit. Vroeger hadden we dingen in een bakje of een la en daar kon het blijven liggen. Nu kan ik met één druk op de knop precies de actuele stand van zaken zien. Dus ik heb nu meer tijd voor andere dingen, zoals financiën en verdere uitbreiding van ons werkgebied.”

Samenwerking met CLEAR Solutions

Ron is zeer te spreken over de samenwerking met CLEAR Solutions. “Allemaal professionals die weten waarover ze praten. Als er problemen zijn, wordt het direct opgelost. Laatst belde ik om 23.00 uur ’s avonds en om 1 uur ’s nachts was het gefixt. Dat is natuurlijk niet de gewoonte, maar het toont wel de betrokkenheid en bereidheid om de zaken te regelen. Dat is belangrijk, want een dag stilstand is een dure dag.” In de nabije toekomst wordt er verder geautomatiseerd, bijvoorbeeld rondom de inkoopfacturen en rapportages.

Minder kosten

Zeker in deze tijd van personeelskrapte is het zaak om je medewerkers zo efficiënt mogelijk in te zetten. Door logische en repeterende handelingen te automatiseren ontstaat de ruimte om dat te doen. Dus: meer automatiseren leidt tot minder werkdruk en hectiek. Tot minder (ziekte-)kosten en een hogere opbrengst.

Met minder of evenveel mensen op een efficiënte en fijne manier meer doen dus. Als het automatisch kan, doe het dan !

Meer weten?

Toch nog een puntje met ‘meer’, omdat we ons goed kunnen voorstellen dat je nieuwsgierig bent naar onze werkwijze en ideeën. Laat het ons weten, we vertellen er graag meer over! Neem gerust contact met ons op! We denken graag mee en helpen om van de verandering een verbetering te maken.