EFFICIËNTER EN VOLLEDIG ‘IN CONTROL’ 

 

GS1 is vooral bekend van de barcodes. GS1 ontwikkelt en beheert verschillende standaarden voor identificatie en het vastleggen en delen van gegevens. Dit doen ze in de sectoren levensmiddelen en drogisterij, doe-het-zelf, tuin en dier, gezondheidszorg en mode. Voor Nederland geeft GS1 barcodes uit, zodat artikelen uniek geïdentificeerd kunnen worden. “Daarnaast wisselen we data uit via onze datapool GS1 Data Source”, vertelt Stella Coné van GS1 Nederland. “Hiermee kunnen handelspartners logistieke productdata, etiket- en e-commerce informatie uitwisselen. Die data moet kwalitatief goed zijn. Om dat te garanderen zijn we drie jaar geleden in de levensmiddelen- en drogisterijsector gestart met het programma DatakwaliTijd 2.0. Daardoor zijn we onder andere actiever gaan uitbellen naar de bedrijven die de data opvoeren, zodat wij ze proactief kunnen helpen de kwaliteit van de data te verbeteren”.

Transformeren

Mede door het DatakwaliTijd 2.0 programma is GS1 Nederland de laatste jaren getransformeerd naar een organisatie die hun dienstverlening meer ondersteunt. Stella: “We hadden wel E-Synergy, maar dat werd nauwelijks gebruikt. Voor het bieden van een verbeterde dienstverlening was het noodzakelijk dat we ons ERP- en CRM-systeem beter zouden gebruiken/benutten. Dit om bijvoorbeeld data te ontsluiten naar ons online klantenportaal en andere systemen en het real time beschikbaar stellen van rapportage en dashboards”. CLEAR Solutions werd ingeschakeld om de oude E-Synergy te transformeren naar een nieuwe versie en mee te denken over de best passende oplossingen en het beheren van deze oplossingen, zodat de bedrijfsprocessen efficiënt verlopen en meetbaar zijn. Aan de hand van de uitgeschreven procesdocumentatie kon CLEAR Solutions meedenken en tools inzetten om die transformatie mogelijk te maken.

Efficiencyslag

Het proces startte in 2015. Een van de grootste primaire processen van GS1 is het contractbeheer. “Het was grotendeels een handmatig proces. Het proces op zich klopte wel, maar het was te weinig geautomatiseerd”. De uitdaging was om zoveel mogelijk handmatige acties in het proces te automatiseren, zonder de kennis van het proces uit het oog te verliezen. CLEAR Solutions paste hiervoor de tool Orbis toe, binnen GS1 ook wel de ‘virtuele medewerker’ genoemd. “Door te automatiseren wordt ook de kans op fouten kleiner. We zijn nu drie jaar verder, de processen rondom het contractenbeheer zijn verder gefinetuned en geoptimaliseerd. De afdeling is van 4 FTE teruggegaan naar 2 FTE, én we zijn volledig ‘in control’, mede door een uitgebreide inzet van Sumatra reports en dashboards. Een goed voorbeeld van de efficiencyslag die we hebben gemaakt”. Ook zijn allerlei tools ter controle ingezet, volledig afgesteld op de wensen en eisen van GS1 Nederland. “Ja, je moet wel goed weten hoe het hele proces in elkaar zit, maar dat is uiteindelijk een must en de basis voor een goede inrichting van het hele systeem”.

Na de grote implementatie is CLEAR Solutions continu bezig met het inrichten van nieuwe functionele wensen, gecontroleerde ontsluiting van data naar andere systemen en het beheren van de ingerichte processen om de bedrijfsvoering goed en gecontroleerd te kunnen blijven ondersteunen.

Ook een grote verbeterslag maken? Informeer eens naar de mogelijkheden!

BLOG Deel 10: Praktisch denken en snel schakelen!

BLOG Deel 12: Orders volledig automatisch de deur uit!

 

Alle afleveringen van het blog volgen? Schrijf je dan nu in