ORDERS VOLAUTOMATISCH DE DEUR UIT

 

Michiel van Mierlo is sales director bij It’s About RoMi en Good&Mojo, bedrijven met een complete collectie verlichting, waarbij voor de collectie van Good&Mojo uitsluitend gebruik wordt gemaakt van duurzame materialen. “Deze lampen bestel je bijvoorbeeld via een retailer als FonQ”, vertelt Michiel. “Dat konden we ons vijf jaar geleden nog maar nauwelijks voorstellen. Onze bedrijven hebben de laatste jaren dan ook een enorme vlucht genomen. We waren van oorsprong een groothandel: we leverden simpelweg onze producten aan winkels. Wat we nu aanbieden is dat retailers een lamp in de winkel zetten, waarna wij dropshippen: als groothandel-producent leveren wij rechtstreeks aan klanten in heel Europa.”

Enorme verandering

Dat betekende een enorme logistieke aanpassing. In plaats van het verzenden van pallets naar enkele centrale punten in het continent, is dat nu enkele stuks-verzending door heel Europa. Het aantal zendingen is exponentieel gegroeid. Het bleek een grote uitdaging te zijn om dat proces goed in te richten, zowel administratief als logistiek. “Vijf jaar geleden werden alle facturen nog geprint en gepost. Het voelde als terug in de tijd. Het was zaak om te kijken wat we konden automatiseren. Dat was het moment dat we bij CLEAR Solutions aanklopten”, aldus Michiel.
Met hulp van CLEAR Solutions werden de bedrijfsprocessen onder de loep genomen om het hele traject goed te analyseren en te zien waar deze verbeterd en geautomatiseerd konden worden. Daartoe werd eerst het proces van bestellen, versturen en factureren nagebootst. It’s About RoMi en Good&Mojo hebben eerst bijna anderhalf jaar proefgedraaid met de nieuwe werkwijze. Het maakte duidelijk waar de grootste knelpunten zaten. “Soms bleek dat het proces niet goed was, of dat de verkeerde vragen aan de klant werden gesteld. Dan moesten we zelf onze processen aanpassen en/of logica bedenken die we in ons systeem konden plaatsen. Soms moesten we ook streng zijn naar onze klanten en duidelijk communiceren wat er zou gaan veranderen. Altijd goed om daarbij ook de voordelen aan te stippen natuurlijk: voor een snellere levertijd zijn de meeste klanten uiteraard wel in, ook als dat misschien iets hogere kosten met zich meebrengt.”

Orbis

CLEAR Solutions richtte voor de bedrijven van Michiel het logistieke en administratieve proces opnieuw in en automatiseerde waar dat kon. In het nieuwe proces maakt Michiel onder meer gebruik van Orbis, ‘de digitale werknemer die nooit ziek is’. Orbis monitort processen in Exact. Deze processen worden automatisch uitgevoerd. “Als een winkel een bestelling plaatst, komen er geen handen meer aan te pas. De zending moet er dezelfde dag nog uitgaan. In B2B is dat behoorlijk vooruitstrevend.” Een order komt via Exact binnen, Orbis controleert de order onder meer op kredietwaardigheid van de klant en of alle gegevens kloppen. Allemaal werk dat voorheen handmatig gebeurde. Als de order goed wordt bevonden, wordt het product direct vanuit het magazijn verstuurd. Als de order niet goed is, kijkt een medewerker er naar. “Daar hebben we een enorme slag kunnen slaan. Het is een heel proces geweest, een transformatie van traditionele groothandel, B2B, naar een groothandel die retailers helpt om B2C te leveren. Het aantal orders is ongeveer vertienvoudigd, het aantal handelingen is juist minder geworden.” Maar het proces gaat nog iets verder. Na verzending wordt de factuur automatisch aangemaakt en verzonden, inclusief eventuele aanmaningen. Daardoor is het aantal problemen met betalingen eveneens sterk gedaald.

Winst

Binnen de bedrijven van Michiel heeft nu één persoon de orderstroom volledig onder controle, waar daar voorheen twee à drie medewerkers voortdurend mee in de weer waren. Die persoon richt zich uitsluitend op de orders die daarom vragen, in plaats van alle orders. “Negentig procent van de orders gaat er gewoon geautomatiseerd uit. Die tien procent die om aandacht vraagt, krijgt die aandacht ook. En direct. De klantenservice is daarmee veel beter geworden en is veel meer onder controle.” Michiel werkt nu veel met Sumatra, dat ervoor zorgt dat hij het maximale uit Exact kan halen. Het biedt voortdurend overzicht en is enorm waardevol gebleken.

Helpen

Naast dit alles vinden It’s about RoMi en Good&Mojo ook nog de tijd om anderen te helpen. Voor elke verkochte lamp doneren zij aan de WakaWaka Foundation. WakaWaka bestrijdt de energiearmoede en wil veilige en duurzame zonne-energie voor allemaal. Toegang tot licht en energie betekent toegang tot onderwijs, communicatie en inkomen, wat weer mogelijkheden creëert. Sinds 2016 zijn er meer dan 3.000 gezinnen geholpen en men heeft zich ten doel gesteld om de donaties tegen het einde van 2020 te verdubbelen!

Ook een enorme verbeterslag maken? Informeer eens vrijblijvend naar de mogelijkheden!

BLOG Deel 11: Efficiënter en volledig ‘in control’!

BLOG Deel 13: Tijd om het verschil te maken met je werk onder controle!

 

Alle afleveringen van het blog volgen? Schrijf je dan nu in