TIJD OM HET VERSCHIL TE MAKEN!

 

Hoe kun je als ondernemer, manager maar eigenlijk als iedere werknemer je zaken regelen en ze ook daadwerkelijk loslaten? Want processen en al dan niet hun automatisering zijn uiteindelijk niet bedoeld om er elke dag bovenop te moeten zitten. Het idee is dat processen zo efficient mogelijk en zoveel mogelijk automatisch worden gedaan.

We geven vijf tips hoe je het voor jezelf een stuk makkelijker kunt maken!

Tip 1: Zorg voor een systeem

Dat klinkt wel heel logisch en dat is het feitelijk ook. De mens is niet zeer geschikt om heel veel te onthouden. En alles onthouden geeft stress. Een digitaal, geautomatiseerd systeem is dus de logische eerste stap. En meer speciaal een systeem waar je blindelings op vertrouwt!

Wat je nodig hebt is een centraal, digitaal en geïntegreerd systeem. Liefst eentje waar je makkelijk in zoekt en dat je op tijd herinnert aan de eerstvolgende actie. Berg alles meteen op incl. de juiste actie, dan kun je je in alle rust concentreren op je werk resp. je bedrijf.

En voor de duidelijkheid, Excel of je Inbox zijn geen systemen. En ja, er zijn nog meer dan genoeg bedrijven die zonder systeem werken. Zij hebben bijvoorbeeld nog een boekhouding in Excel, een centrale mailbox waarin iedereen de acties als ongelezen markeert etc. Maar dit is uiteindelijk niet wat je werk makkelijker maakt. Herkenbaar?

Tip 2: Ken je processen

Dit is essentieel. Je kunt, na het opbergen, eenvoudig allerlei tools op je processen loslaten, maar als je niet goed weet wat nodig is en hoe het proces dus werkelijk in elkaar steekt, dan is het onmogelijk om op een goede en logische wijze te automatiseren en het maximale uit het systeem te halen. Anders wordt je systeem een soort grote, digitale kaartenbak en dat gaat je niet verder helpen.

Tip 3: Geef anderen verantwoordelijkheden én mandaat

Als je weet hoe je proces loopt (of zou moeten lopen), is het goed om de verantwoordelijkheden mét mandaat op de juiste plek en bij de juiste persoon neer te leggen. Vooral dat mandaat is belangrijk. Het is zeker ook een tip dat alleen de daadwerkelijk betrokken mensen zich hiermee bemoeien, dat scheelt een hoop bureaucratie, vertraging, ruis, mail met cc en dus enorm veel tijd.

Tip 4: Zorg voor een centrale en uniforme manier van werken

Als je je processen kent, weet je wat je altijd op dezelfde manier moet en kunt doen. Klanten en collega’s weten wat ze kunnen verwachten en het verhoogt de kwaliteit van je dienstverlening. Een bevestiging van een order die altijd tijdig en op dezelfde manier wordt verstuurd bijvoorbeeld. Maar dit geldt ook voor HRM- en inkoopprocessen etc.. Op deze manier kun je ook gaan monitoren op uitzonderingen en fouten. Niet op de dagelijkse gang van zaken, daarvan kun je erop vertrouwen dat het inmiddels goed gaat!

Tip 5: krijg inzicht en controle

Alle processen die je op dezelfde wijze en met dezelfde logica doet, kun je automatiseren. Je kunt prima volgen hoe het proces loopt en waar eventueel de mankementen zitten. Zo krijg je inzicht en controle en daarmee wordt je werk een stuk eenvoudiger! De rest van je tijd gebruik je voor die dingen die werkelijk het verschil maken!

Helpen

CLEAR Solutions helpt mensen om sneller, effectiever en vooral gemakkelijker hun werk te organiseren en uit te voeren.

Ook een grote verbeterslag maken? Informeer eens naar de mogelijkheden!

BLOG Deel 12: Orders volledig automatisch de deur uit!

BLOG Deel 14: Focus op de zaken die ertoe doen!

 

Alle afleveringen van het blog volgen? Schrijf je dan nu in